Administrative Assistant

مفهوم يدير المعهد الدولي للديمقراطية والمساعدة الانتخابية برنامجًا مدته ثلاث سنوات ممول من الاتحاد الأوروبي لدعم انتقال السودان إلى نظام حكم ديمقراطي والمساهمة في الهدف 16 من أهداف التنمية المستدامة لتعزيز المجتمعات السلمية والشاملة من أجل التنمية المستدامة ، وتوفير الوصول إلى العدالة للجميع وبناء فعالة وخاضعة للمساءلة ، والمؤسسات الشاملة على جميع المستويات. يسعى البرنامج إلى دعم التحول الديمقراطي من خلال دعم إنشاء آليات للحوار وبناء توافق في الآراء بشأن عملية الانتقال ؛ تعزيز قدرة أصحاب المصلحة على بناء الدستور ؛ تعزيز قدرة أصحاب المصلحة على الإصلاح الانتخابي الذي سيسهل العمليات الانتخابية الموثوقة ، ويعزز وعي المواطنين بالعملية الانتقالية وممارسات الحكم الديمقراطي الأوسع. من المتوقع أن توفر الفترة الانتقالية في السودان والعمليات التي يمر بها السودان فرصة لانتقال السودان إلى الديمقراطية. المساعد الإداري مسؤول عن تقديم مجموعة متنوعة من الدعم الإداري واللوجستي لرئيس البرنامج (HoP) في السودان بسرية تامة في جميع جوانب التعيين ، والحفاظ على إجراءات البروتوكول ، وإدارة تدفق المعلومات ، ومتابعة المواعيد النهائية. والالتزامات المقطوعة. سوف يساهم أيضًا في الإدارة العامة لبرنامج السودان ، ويتعامل مع مجموعة واسعة من المسؤوليات الإدارية الحساسة للوقت أثناء ممارسة مستوى عالٍ من الحكم ، والسلطة التقديرية ، والدبلوماسية لدعم مكتب رئيس الوزراء. مسؤوليات و واجبات يساعد في جميع الجوانب الإدارية للعمل اليومي في مكتب رئيس البرنامج (HoP’s) ، ويساهم بشكل فعال في تحقيق الأهداف والغايات المحددة لبرنامج السودان ؛ يساعد في تنظيم الاتصالات الداخلية والخارجية لمجلس النواب ومراسلاته باللغتين الإنجليزية والعربية ، بما في ذلك صياغة وتحديث صفحات وسائل التواصل الاجتماعي ؛ يدير تقويم HoP ويعمل كنقطة اتصال للزوار الخارجيين. يدعم جميع المسائل المتعلقة بالبروتوكول وينسق الترتيبات اللوجستية للزوار رفيعي المستوى ؛ يساهم في تنسيق الاجتماعات وجدولة الاجتماعات وتنظيم المقابلات والندوات والمؤتمرات وورش العمل وما إلى ذلك التي يستضيفها رئيس البرنامج. يعمل كنقطة اتصال للاتصالات الواردة ، مما يضمن اللباقة وحسن التقدير ؛ يحتفظ بدليل محدث لجهات الاتصال الرئيسية لرئيس البرنامج. يساعد رئيس البرنامج في ترتيب اجتماعات الموظفين الداخلية المنتظمة في برنامج السودان ويأخذ محاضر تلك الاجتماعات ؛ يقوم بتجميع المواد الموجزة وإعداد عروض PowerPoint التقديمية لـ HoP للاجتماعات والبعثات والأحداث الرئيسية الأخرى. وفقًا لسياسة السفر الحالية ، ينسق السفر ، بما في ذلك التحكم في التكاليف وطلبات السفر والمطالبات والقضايا الأخرى ذات الصلة لـ HoP والموظفين الكبار الآخرين حسب الضرورة ؛ يتحقق من جميع الفواتير الواردة والطلبات المسبقة للمشروع. التنسيق الوثيق مع التمويل في جميع القضايا ذات الصلة. يوفر دعمًا إداريًا إضافيًا لرئيس البرنامج والموظفين الآخرين حسب الاقتضاء. الملف العام يضيف قيمة إلى الأنشطة القائمة على الفريق في وحدته ؛ يتعاون مع كيانات المعهد الأخرى حسب الاقتضاء ؛ يتبع الإجراءات الداخلية لضمان مستويات عالية من الأداء والامتثال للمبادئ التوجيهية المؤسسية ؛ يتصرف وفقًا للقيم الأساسية للمعهد الدولي للديمقراطية والمساعدة الانتخابية ؛ الاحترام والنزاهة والاحتراف. يدمج منظور النوع الاجتماعي والتنوع في جميع الأنشطة. التعليم و الخبرة مطلوب دبلوم المدرسة الثانوية ، ويفضل أن يكون تعليم الأعمال و / أو السكرتارية. تعتبر الشهادة الجامعية في إدارة الأعمال أو الإدارة العامة ميزة إضافية ؛ خبرة لا تقل عن سنتين (2) في العمل الإداري المسؤول بشكل تدريجي مع جهات اتصال رفيعة المستوى ، أو خبرة كمساعد شخصي / تنفيذي ؛ مطلوب معرفة ممتازة بحزمة Microsoft Office (بما في ذلك MS Word و Excel و PowerPoint) ؛ خبرة في العمل مع أنظمة تخطيط موارد المؤسسات أمر مرغوب فيه ؛ من المستحسن خبرة العمل في سياق دولي مع فرق متعددة الثقافات ، على سبيل المثال ، في منظمة حكومية دولية. مطلوب إتقان اللغة الإنجليزية والعربية كتابة وشفوية. أي لغة أخرى يتم التحدث بها على نطاق واسع في منطقة أولوية IDEA الدولية (الإسبانية والفرنسية) هو أمر مرغوب فيه. شروط العقد البريد المحلي. موعد محدد المدة حتى 30 يونيو 2023 الأجر - 1317 دولارًا أمريكيًا الإجمالي شهريًا يرجى ملاحظة أن هذه وظيفة محلية ، لن تتحمل المؤسسة الدولية للديمقراطية والمساعدة الانتخابية أي تكاليف تتعلق بنقل المرشح المختار إلى مركز العمل. هذا المنصب مفتوح لأولئك المخولين قانونًا للعيش والعمل في السودان.